主な機能紹介

弁護士向け基幹システムは、電子化やペーパーレス化によって管理を効率化するだけでなく、コストを削減したり内部統制を強化したりする効果を期待できるシステムです。こちらでは主だった機能を紹介いたします。

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まだまだたくさんの機能があり、御社のフローに合わせて システムのカスタマイズも可能です！

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ダッシュボード

ダッシュボードでは、システムに登録された案件の数や種類相談案件など潜在顧客の数や案件の進捗状況、カレンダーに登録された弁護士ごとのスケジュールなどざまざまなデータを複数のグラフや表などでデータを一覧形式で確認できる掲示板のような機能です。
システムに蓄積された多様なデータをまとめて確認する事が可能で視覚的にデータを確認することでスピーディな状況把握や判断が可能になります。
また表示された各種データをクリックすると詳細画面に遷移し必要な情報に瞬時にたどり着くことができる便利な機能です。

相談者・依頼者管理

相談者の情報を登録し、一覧より対象の相談者を選択すると詳細を表示したり、検索することが可能です。
詳細では、概要、詳細、スケジュール、請求書、預かり金、帳票管理など登録、編集、確認することができます。
登録する際は、それぞれのタブを開き、「＋レコードを追加」から登録が可能です。
詳細や編集をクイック表示するには、一覧のアクションマークをクリックします。

受任案件

受任案件では、相談案件からコンフリクトチェックを経て正式依頼になった案件が表示されます。
相談案件からの経緯やスケジュール、メール履歴や案件資料など引き継がれたすべての情報を確認する事が可能です。
また、上部のタブから相手先情報の確認や見積書・受注書の作成が行え、最上部のステータスを案件の進捗に合わせて変更することで進行状況を確認できます。

相談案件

相談案件では、受任前の相談案件の管理を行います。
相談者の情報や案件資料、スケジュール・メール履歴などが一画面に表示され、関連する情報を確認しながら案件の管理が可能です。
また、コンフリクトチェック（審査）や受任までの案件進行に合わせて上部のステータスバーを変更することで進行状況が一目でわかります。

預り金管理

預り金管理では、相談者・依頼者より預かった預り金の入出金の確認や使途・残高などの管理を行います。
また、概要画面に当該案件の情報や相談者・依頼者の情報も表示され案件全般の情報確認が可能になり、同じ画面から請求書の確認や作成も可能です。

相手先管理

相手先管理では、相談者・依頼者の相手（原告・被告）の基本情報（氏名・住所・電話番号など）や相手先の資料などを案件に紐づけて管理することが可能です。
相手先の代理人がいる場合は、案件に紐づけて代理人の情報登録し管理することも可能です。

代理人管理

代理人管理では、相談者・依頼者の代理人の基本情報（氏名・住所・電話番号など）や代理人の勤務先や取り交わした資料などを案件に紐づけて管理することが可能です。

見積書

見積書では、案件遂行にかかる費用や報酬、預り金などの見積書を作成することが可能です。
作成した見積書は、登録時に案件名や相談者名などを登録することで案件に紐づけて一括管理が可能です。
また、作成した見積書は同じ画面からエクセル形式またはPDF形式で出力し保存、紙での印刷も可能です。

受注書

受注書では、案件が正式受注し受任案件に移行した際に発行する受注書を作成することが可能です。
受任前に作成済みの見積書を表示しワンクリックで受注書に変換可能で変換後の情報も、案件に紐づけて一括管理が可能です。
また、作成した受注書は同じ画面からエクセル形式またはPDF形式で出力し保存、紙での印刷も可能です。

案件進捗・タスク管理

案件進捗・タスク管理では、案件ごとに発生するタスクをタスク名・案件名・担当弁護士名の情報と一緒に登録し、タスクの進捗状況管理が可能です。
登録した各タスクには、状態・優先度・進行状況・開始日/完了日など管理に必要な情報を随時更新することで、タスクの可視化を実現します。

案件関係資料（ファイルサーバー）

案件関係資料（ファイルサーバー）では、案件ごとの資料（PDF・画像、動画、エクセル、ワード）などのデータを案件に紐づけた状態で格納し、案件画面に一覧として表示します。
一般的なシステムでは、データ容量が少ないことが多いですが弊社のシステムは、１企業あたり５TBの容量を無料でご提供いたします。
また、容量が不足した場合は１TB単位で容量の追加が可能です。
※容量追加には別途費用が掛かります。

証拠収集・管理

証拠収集・管理では、システムに格納された案件ごとの資料や証拠データなどを簡単に検索できる機能です。
資料や証拠データを検索する場合は、案件名をクリックして関連資料や証拠データを一覧表示させる方法、または資料や証拠データの名前を入力しダイレクト検索することも可能です。
担当弁護士名や最終更新者での検索機能もございます。

タイムチャージ（工数管理）

タイムチャージ（工数管理）では、各案件や弁護士ごとに登録したタスクが、カレンダー形式で表示され、登録した開始時間と終了時間を元にタイムチャージ（時間制報酬）の管理を行います。
担当弁護士やアクティビティ、グループを選択することで表示形式も変更できるのでスムーズな作業が可能になります。

日程管理

日程管理では、システムに登録した案件スケジュールやタスクをカレンダー形式で表示する機能です。
案件ごとに登録したスケジュールは自動的にカレンダーに反映し画面右側クイックツールで、直接カレンダーに予定を登録することができます。
また、システム利用者のGoogleアカウントを登録することでGoogleカレンダーとの連携も可能になります。

請求管理

請求管理では、正式受注し受任案件が完了した際などに発行する請求書を作成することが可能です。
既に作成済みの受注書を表示しワンクリックで請求書に変換可能で変換後の情報も、案件に紐づけて一括管理が可能です。
また、作成した請求書は同じ画面からエクセルまたはPDF形式で出力可能で同じ画面から請求書データを添付したメール送信が行えます。
電子契約（クラウドサイン）にも対応済み1つの画面で作業が完結します。

経費管理

経費管理では、経費の科目名・カテゴリ・単位・単価などを登録し案件ごとに発生する経費のマスターを作成します。
固定の調査費用や手当、手数料などを登録しておくことで手間の掛かる案件ごとの経費処理をスムーズに行えます。

弁護士管理（マスターデータ）

弁護士管理では、所属する弁護士の登録番号や専門分野担当案件の情報を共有する副担当弁護士の設定を行います。
また、案件ごとに登録された作業内容と総作業時間から支払金額を算出するための、タイムチャージ単価を登録することで自動的に請求書に反映します。

会計管理・入金

会計管理・入金ではクライアントからのお支払い名や金額などの情報を一覧で表示します。
詳細を確認したい支払い案件名をクリックすると口座の詳細情報やステータス（作成済み/支払い拒否/払い済み）などを表示しスムーズな作業を実現します。

会計管理・出金

会計管理・出金では各案件ごとに掛かった経費やタイムチャージの支払い金額などの情報を一覧で表示します。
詳細を確認したい項目名をクリックすると当該項目の詳細情報やステータス（作成済み/支払い拒否/払い済み）などを表示しスムーズな作業を実現します。

銀行口座

銀行口座では、案件の相談者や依頼者の口座情報や、担当弁護士に支払うタイムチャージなどの報酬振込先口座をマスター登録する事ができます。
案件情報や各弁護士の情報に紐づけて登録した銀行口座は請求書や領収書を作成する際に、自動で反映され各書類に記載されます。
各種書類を作成する際にエクセルなどから調べて転記する二度手間を減らし、人的ミスなどのリスクを軽減します。

メールBOX

メールBOXでは、GmailやMicrosoftなど外部のメーラーと連携させることでシステム上でメールの送受信や確認が行え、画面やツールを切り替える事なくスムーズな作業を実現します。
基本機能として、新規メールの作成や転送ファイル添付などの一般的な操作も行えます。
また、最大５GBまで送受信メールや添付データなどをシステム上に保存することも可能です。

契約管理

契約管理では、案件ごとに締結した契約書の電子データを案件に紐づけて登録・保存・管理をすることが可能になります。
弊社システム内にご用意した無料ストレージに保存できるのでパソコン内のフォルダや外部ストレージなどから目的のデータを探し出す手間や、外部ストレージの契約費用などのランニングコスト削減も可能です。

社内FAQ・知識カンバン

社内FAQ・知識カンバンでは、所内のよくある質問やシステムの使い方を登録しシステム利用者と共有します。
所内ルールや事務作業の手順、システム利用の注意点など作業マニュアルのような使いかたも可能です。
新人向けによくある質問/回答を登録したり作業中に調べることが多い項目に対して予め答えを登録しておくことで余計な作業を減らしスムーズな作業を実現します。

お知らせ

お知らせ機能は、システムを利用するメンバーにお知らせを送る機能です。
日々の作業に必要な情報や全社員共通の通知など様々な場面で活躍する便利な機能です。

チャット機能

チャット機能は、システムにログインしているメンバーとリアルタイムで気軽にコミュニケーションを取ることができる便利なツールです。
直感的に操作できるため初心者でも使いやすく、作業やタスクの進捗状況を可視化することで作業効率がアップします。
また、わざわざ内線電話をかけたり、直接話しに行ったり、別の画面に切り替えたりすることなく操作できるため、ストレスを軽減します。
部署やチームでチャットルームを作成することも可能で同じ作業をするメンバーとの連携を強化できることが大きなメリットです。

更新履歴追跡

更新履歴追跡では、システム内に登録されている案件情報や相談者や依頼者の情報が変更・更新された際に時系列で履歴を残し後から確認できる機能です。
誰が・いつ・何を・どのように操作したかの履歴を確認することで誤った情報の登録や間違った操作、重大なミスなどがあった際に情報を追跡し、早急な対応を可能にします。

カスタマイズ項目（制限なし）

一般的なシステムでは、利用者は同じ機能を使い決められたフローに合わせた業務を行いますが、実際は事務所ごと案件管理の方法や手順が違うため入力項目の表示/非表示や項目の種類などをカスタマイズし事務所様ごとの業務手順フローに合わせた運用が必要です。
弊社は自社でシステムを開発しておりますので事務所様の業務フローに合わせたカスタマイズにも柔軟に対応致します。
※カスタマイズには別途費用が掛かります

インボイス対応

インボイス制度の対応にはシステムの導入が必須です。
請求書フォーマットのカスタマイズが可能なため適格請求書番号の記載位置や消費税率の違う製品ごとに消費税を計算するなど、システムが自動行います。
また、消費税の計算方法や請求書への記載方法もシステム上で設定する事で自動的に反映し、電子帳簿保存法の要件に則って電子保存されます。

電子契約・クラウドサイン

電子契約・クラウドサインでは、システム内で作成した請求書や見積書などの書類をアップロードしクラウドサイン経由で送信。
相手方が同意することにより相互同意がなされたことを示す電子署名が施されます。
承認された書類をクラウドサイン経由で再送信する場合の二度手間を削減することができます。
また、電子署名が施された書類の保管、管理もシステムに登録された案件ごとに紐づけた状態で行うことが可能になり、書類を探す手間を省きます。

Googleカレンダー自動連携

Googleカレンダー自動連携では、一般的にスケジュール管理はシステムとは別で行うことが多いですがシステム利用者のGoogleアカウントを登録することでGoogleカレンダーをシステムと連携させることが可能です。
弁護士と事務員がスケジュールを共有する事で、裁判やクライアントとの打合せ、初回相談など、予定のバッティングを回避しスムーズな状況把握と効率良いスケジュール管理が可能になります。