弁護士向け基幹システム　機能追加リリース～電子契約～

電子契約とは
契約締結までの一連の業務をオンライン上で行うこと。

電子契約の用語の定義
電子契約とは、契約者間で契約締結までの一連の業務をインターネットなどの通信回線上で行うことを可能にしたSaaSのこと。従来の押印や署名にあたる「電子署名」と履歴の残る「タイムスタンプ」を電子契約書に埋め込むことで法的根拠を持たせている。

電子契約ソリューションの背景
従来の紙の契約締結よりも業務が効率化されること、電子署名法によって「電子署名」と「タイムスタンプ」が法的効力をもつこと、履歴が改ざんの危険性を下げ、且つ透明性を確保できること、外部データセンターに保存することでBCPの強化につながることから注目されている。また、契約書の紙や印紙も削減できます。

電子契約のメリット
1.契約締結フローの効率化
契約業務では、当然契約書類は外部との受け渡しが必要になります。
従来の紙媒体の契約であれば締結フローの中で複数回郵送しなければならず、必要以上に時間がかかってしまうと感じるケースは多いのではないでしょうか。
電子契約サービスを利用すれば、契約書類の作成・送付・保管に至るまでの煩雑な業務を全てオンライン上でおこなうことができるのが大きなメリットとなります。

2.コストの削減
業務の手間や時間を省くだけでなく、電子契約サービスはコストの削減にも大きく貢献します。
紙媒体の契約には必ず印紙税がかかってしまいます。この印紙税が電子契約では非課税になることで一番大きなコスト削減になります。
さらに印刷代や郵送代も考えると、日頃数えきれない契約を交わす企業にとっては電子契約を利用することが費用面で大きなメリットとなります。

3.コンプライアンスの強化
基本的には電子契約サービスのどれもが「電子証明書を用いた電子署名」「タイムスタンプ」を付与することによって契約書の安全性・信頼性を保証しています。
現代ではスキャナー技術等が進歩しており、紙媒体の契約書の偽造は特別に高度な技術がなくともできてしまうと言えます。
対して、電子契約の安全性は最新技術によって保証されており、文書が改ざんされていないことを明確に保証することで法的効力も持つため電子契約はコンプライアンス強化にも大きく寄与します。
電子署名法では電子署名がおこなわれた電子契約は効力があることを定めており、電子契約の有効性について争われた判例もこれまでに存在しません。
このように、電子契約は効率化やコスト削減だけでなく、法律的な観点でも問題なく利用することが可能です。

4.電子契約サービス導入の注意点
●契約先から理解を得る必要がある
電子契約サービスは、紙での契約書と締結までのフローが異なります。
そのため、電子契約サービスを導入する際は、所内だけではなく、顧客に対してもなぜ電子契約に移行するのかを説明して理解を得る必要があるので、注意しておきましょう。

●所内で教育やマニュアルを作成する必要がある
電子契約を導入するにあたって、教育の徹底やマニュアル作成をしていないと、導入後、効率よく業務を行うことができません。「電子帳簿保存法」や「e-文書法」などの電子契約に関する法律の周知や、運用方法についてのマニュアル作成を事前にしておきましょう。

参照先：https://hrnote.jp/contents/roumu-denshikeiyaku-sheare/