弁護士向け基幹システムとは？　導入のメリットと注意点など

法律事務所にて弁護士をサポートをする事務・管理の業務は専門性が高く、法律事務所独自の業務フローや弁護士の特性を理解している必要があり、業種独自の知識が求められます。 当社の営業担当も、法律事務所の事務関係者の方々にヒアリングすると、「わりと面倒な作業」というお声を伺うことが多いです。 接客や相談者・顧客対応、案件書類の管理・整理など、一般的な事務スタッフのほかにも、弁護士のスケジュール管理なども含まれますし、事務職のミスによって依頼人が損害を被ったならば、「弁護過誤」で損害賠償や慰謝料の請求がなされるリスクもあります。 依頼人は既に法律的なトラブルを抱えているのに、さらに法律事務所から損害を与えられれば二重に苦しい立場に陥ってしまいます。 法律事務所の事務・管理のお仕事は、業務の複雑性からのミスが外部にまで影響されないよう、細心の注意を払う必要があります。 そこで本コラムでは、弁護士向け業務の課題について触れた上で、『弁護士向け基幹システム』の機能でできることをご紹介いたします。

1弁護士向け業務の課題

当社が法律事務所の事務関係者の皆様にヒアリングした際に、次のようなものが多く見受けられます。

ITが苦手なため、手間が掛かっても今までの手法を変えたくない

Excel、Word、会計ソフト、Googleカレンダーなど複数のツールを使って、作業が複雑化しているにも関わらず、新しいシステムの導入に戸惑っている方が多くいらっしゃいます。
紙やExcelを活用した情報管理を行っていると、担当者間でうまく情報共有ができず、「相談者がどのフローまで進んでいるかわからない…」、「預かり金や入出金の現状がすぐ把握でない…」など、リアルタイムに案件に紐づいた状況を把握できないというリスクがあります。

対応ミスで優秀な相談者の信用を失う

前述したように、担当者間でスムーズな情報共有ができていない場合、相談者に間違った文面の資料を送ってしまったり、料金にまつわる対応を間違えてしまったりといったミスが発生することがあります。こうしたミスは法律事務所の信用に大きく影響します。

本来ならスピーディな対応が求められる

上記のように大きなリスクがあるにも関わらず、複数のツールを使っての作業は作業効率も悪く、時間ばかりかかってミスの危険性も増えます。
作業効率を上げて関係者全員に共有できれば、ミスも少なく、法律事務所側から積極的かつスピード感を持って相談者に対して手助けできるようになります。

2弁護士向け基幹システムの機能でできること

弁護士向け基幹システムを導入することで、ここまで解説してきた業務における課題を、解決につなげることができます。

相談者情報の管理

弁護士向け基幹システムでは、案件にまつわる業務情報（相談者から正式依頼への依頼者管理、預かり金管理、訴訟の相手先と代理人管理、見積書・受注書・請求書作成、コンフリクト（利益相反）チェックの進捗確認、弁護士管理、経費管理、日程管理、メール機能など）を、一括して管理する機能が搭載されています。
案件との連携機能を持つ管理システムのため、システム内の情報を変更するだけで、相談者や各管理情報も変更されるため、情報更新の抜け漏れが減るほか、管理にかかる業務負担の削減も期待できます。

 

案件の進捗状況の管理

相談者情報と合わせて、その案件の進捗、日程調整など、進捗状況をまとめて管理しておく機能もあります。
この機能により、担当者が相談者のリアルタイムな進捗状況を確認できるようになるため、古い情報に基づくメールの誤送信など、対応ミスを未然防止することが可能です。

業務の作業効率化

弁護士向け基幹システムを導入することで、以下のようなメリットが得られます。
・業務効率の改善
・入力ミスや伝達ミスの予防
・ペーパーレス化による印刷・発送コストの削減
・内部統制の強化

弁護士向け基幹システムは、電子化やペーパーレス化によって管理を効率化するだけでなく、コストを削減したり内部統制を強化したりする効果を期待できるシステムです。

システム内に案件ごとのデータをまとめておけば、後から過去のデータを簡単に検索・参照できます。入金や支払いのミスが発生した際に、大量の伝票の中から目当ての伝票を探し出す、といった作業は必要ありません。

コンフリクト（利益相反）チェックに関しても、二重三重のチェックに手間が掛かり、人的ミスの恐れもありましたが、法律事務所向け業務システムを使うと、登録した被告/原告の氏名や案件名、相手先代理人名/担当弁護士名を検索し、素早いチェックが可能です。

3弁護士向け基幹システムを導入する際の注意点

担当者の業務の負担を軽減し、効率化できる当システムですが、導入の際にはいくつか注意しておきたい点もあります。

自所のフローに沿った機能を有しているか

これまで業務における幾つかの課題を紹介しましたが、どれを優先的に解決すべきかは、法律事務所によって異なります。
そのため、全ての事務所にフィットする業務基幹システムを一つに絞り込むことは容易ではありません。
業務基幹システムを選定する際には、事前に自所の業務課題を明確化し、解決すべきと考えられる課題に沿った機能があるかどうか、チェックすることが重要です。

業務担当者が使いこなせるか

多機能な弁護士向け基幹システムですが、その機能を使いこなすことができなければ無駄となってしまいます。
システムを導入する際には、機能だけにとらわれることなく、担当者が違和感なく利用できるか、開発会社側からのフォローはあるかなどご確認ください。

4まとめ

今回は、業務の課題と、弁護士向け基幹システムの機能でできること、導入時の注意点について解説しました。

当社では、法律事務所様の業務フローに合わせて、機能のカスタマイズも可能です。
これまでの課題や問題点などご相談いただければ、それに合わせて当社で検討し、システムをカスタマイズしていきます。
操作に関しても操作ガイドの動画も添えて、フォロー致します。

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