採用管理システム（ATS）のメリットと解決できる課題を解説

採用管理システムとは、企業の採用活動をサポートするシステムのことです。 近年、少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少が加速しており、慢性的な人手不足の状況が続いています。それに伴い、採用の売り手市場も進んでおり、企業においては「新たな人材の確保が難しい…」といった課題感が強まっています。 激化する人材確保競争に勝ち抜くため、企業の採用担当者には従来以上のスピード感が求められるようになりました。こうした採用担当者の業務負担を軽減し、スムーズで効率的な採用活動を実現するツールが採用管理システムです。 今回は、そんな採用管理システムのメリットについて、採用業務でよくある課題を踏まえて、詳しく解説します。

1採用管理システムとは

採用管理システムとは、企業の採用活動をサポートするシステムです。このシステムを活用することで採用担当者は、求人データ、応募者の個人データ、選考の状況など、採用活動を進めるために必要なさまざまな情報を一元管理することができます。

 

従来の、紙やExcelによる、いわば手作業の採用プロセスを脱却することで、スピード感のある選考が実現可能で、情報共有の抜け漏れ防止にもつながります。

2採用業務でよくある課題

企業における採用業務は、求人票の作成や応募者情報の管理、応募者との面接日程の調整、応募者への合否の連絡など、採用担当者が行う業務内容は多岐に渡ります。

このように業務が煩雑になりがちなことから、次のような課題を抱える採用担当者が少なくありません。

採用状況の把握が困難

特に新卒一括採用を行っている企業の場合、採用担当者は限られた採用スケジュールの中で、一度に多くの応募者の対応を行う必要があります。特に紙やExcelで情報管理を行なっている場合、それぞれの応募者に対応するために、採用担当者には多くの手間が生じます。そうした対応に追われた結果、採用担当者間での情報共有に抜け漏れが生じてしまい、応募者の選考状況や既に出ている内定者の数など正確な採用状況の把握が難しくなってしまうケースがあります。

応募者への連絡に関連するミスが発生

選考中は、１日の中で複数の応募者に対して個別に連絡しなければならないような状況も発生します。

こうした状況では、前述した紙やExcelによる情報管理の煩雑さも手伝って、応募者への連絡漏れや面接日程のダブルブッキングといったミスが発生しがちです。

採用担当者にとってはささいなミスであったとしても、応募者の就職活動には致命的となりえます。結果として、企業のイメージを大きく低下させてしまう恐れがあるため、早急な対策が求められます。

採用後、人材のミスマッチが発覚

自社が求める人材像が明確でないまま採用活動を進めた場合には、応募者との間にミスマッチが発生してしまうことがあります。

具体的には、「自社にマッチした人材だと思い採用したが、期待していたような能力を持っていなかった…」「せっかく採用した人材が、早期に退職してしまう…」といったケースです。当然ながらこのような採用は、非効率的であるため、極力ミスマッチが発生しないよう、フローの見直しが必要となります。

面接の調整に手間がかかる

面接の日程調整を行う際には、当然ながら、面接官のスケジュールと応募者のスケジュールを合わせる必要があります。

しかし、特に面接官が複数人いる場合などは、スケジュール調整のためのコミュニケーションに、多くの時間と手間がかかってしまいます。

さらに、一度決まった日程の再調整が必要となるケースもあるなど煩雑なことから、スケジュール調整は採用担当者の他の業務を圧迫しがちです。

3採用管理システムのメリット

採用管理システムを導入することで、ここまでに記載したような採用業務でよくある課題を、スムーズに解決することが可能です。

選考状況をリアルタイムで把握できる

採用管理システムの運用時には、まず応募者の情報を入力し、書類選考や面接などのステップごとに選考状況を更新していきます。

これにより、採用担当者は応募者の選考状況をリアルタイムに把握することが可能になります。採用担当者が複数人いる場合でも、採用管理システムを確認することで、応募者の選考段階の確認や、書類・面接の評価などをいつでも確認できるため、採用担当者間での認識のズレが少なくなり、正しい情報を基に選考活動を進めることができます。

応募者データを一元管理できる

紙やExcelを活用して応募者の情報を管理している場合、社内で管理・運用ルールを決めておかないと、情報の抜け漏れが生じてしまいがちです。

その点、採用管理システムはすべての応募者のデータを入力することで、それらを一元管理することができます。どの採用担当者も同じデータを確認できるようになることから、情報共有の効率化につながります。

さらに、入力された情報から応募者の傾向などを分析し、データに基づいてミスマッチ防止対策を講じるなど、採用戦略の見直しにも活用できます。

応募者データを蓄積し分析ができる

採用管理システムに蓄積された応募者のデータは、その年だけでなく、翌年以降の採用時にも活用することができます。

求人サイトごとの応募数、採用率などを集計し分析することで、採用活動の課題を把握することができるようになるほか、入社後に活躍する人材の傾向や自社にマッチした人材へのアプローチ方法など、採用戦略の見直しにも活用することも可能です。

迅速なコミュニケーションが行える

一昔前は、企業と応募者のコミュニケーション手段は電話とメールが主流でした。

しかし、ビジネスにおいてもチャットツールが一般化した現在、電話やメールではスピーディなコミュニケーションができないケースも増えてきました。

そこで最近では、コミュニケーションツールとしてSlackやChatwork、LINEなどを選択できるものが増えつつあります。

 

こうした採用管理システムを導入することで、応募者とのよりスピーディなコミュニケーションを実現することができます。

手軽に高機能な採用サイトを作成できる

採用管理システムの中には、自社サイトや求人サイトに掲載する募集要項、応募フォームを作成できる機能が搭載されたものもあります。こうした採用管理システムであれば、高機能な採用サイトを手軽に作成することが可能です。

 

たとえば、複数の求人サイトへ情報を掲載する場合にも、それぞれ募集要項の作成、修正などを行う手間がなくなるため採用担当者の負担削減につながります。

また、SEOに対応した採用管理システムであれば、専門知識がなくても検索結果の上位に自社サイトを表示しやすくなり、採用応募者数の増加が期待できます。

4まとめ

今回は、採用業務でよくある課題と課題解決につながる採用管理システムのメリットについて解説しました。

 

メリットの箇所で触れたように、採用管理システムの機能は年々進化しており、それぞれに異なる特徴を持つようになっています。導入する採用管理システム次第で課題解決にかかるスピード感も異なるため、注意が必要です。

 

さまざまな情報を参考にしながら、自社の課題に合った採用管理システムを選定してください。

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