EDI取引と電子帳簿保存法についてわかりやすく解説

ビジネス文書を電子化して一元管理できるEDIは、取引先ごとに異なるフォーマットで文書をやり取りしている企業の業務改善に役立つシステムです。 しかし、2022年1月の電子帳簿保存法改正によって、EDI取引を導入する企業は、取引データを適切な方法で保存する義務を負うことになりました。 EDIを導入するためには、システムの中身だけでなく、電子帳簿保存法の改正内容や電子データの保存方法についての理解が必要不可欠です。 本コラムでは、EDI取引と電子帳簿保存法の関係性、EDI取引データの保存方法、データを保存する際の注意点を解説いたします。

1EDI取引と電子帳簿保存法

EDI取引とは、見積書・請求書などの帳票を、紙に印刷することなく電子データのままやり取りできるシステムのことです。

郵送・メール・FAXなど、複数の方法でやり取りしていたビジネス文書の窓口を1箇所にまとめることで、管理のしやすさや検索性を高め、書類の印刷コストなどを削減できるというメリットを持っています。

そして、法律で保管期間が定められている書類に関しては、EDI取引でやり取りしたものであっても、「紙に印刷して保存する」という従来の方法で保管可能でした。

 

しかし、2022年1月に行われた電子帳簿保存法の改正によって、電子的にやり取りした書類は、電子データで保存することが義務付けられました。

電子帳簿保存法は、元々紙での保存しか認められていなかった帳簿書類を、電子データでも保存できるようにするために作られた法律です。

2020年の改正でクラウドでのデータ保存が認められ、2022年の改正で保存要件が緩和されたため、流れとしては電子化やペーパーレス化を後押しする改正内容ですが、この改正によって、「電子取引のデータを紙に印刷して保管する」という方法は原則利用できなくなりました。

2EDI取引の保存方法

EDIで取引したデータを適切に保存するためには、電子帳簿保存法で定められた以下の要件をクリアする必要があります。

 

・EDIシステムのマニュアルや契約書を残しておく

・ディスプレイなどでいつでもデータを確認できるようにする

・データを訂正・削除した場合履歴が残るシステムを使う

・データの検索機能がある

 

詳細を見ていきましょう。

EDIシステムのマニュアルや契約書を残しておく

電子帳簿保存法の適用を受けるためには、導入するEDIシステムのシステム概要書、いわゆるマニュアルやヘルプ、仕様書が必要です。

ただし、システム概要書の備え付けを求められるのは、自社開発のEDIシステムを利用する場合に限られます。他社が開発したEDIシステムを利用する場合、自社でマニュアルなどを用意する必要はありません。

 

また、システム概要書は、オンラインマニュアルでも良いとされています。オンラインマニュアルやヘルプでシステムについて調べられれば、自社開発のEDIシステムでもマニュアルの印刷は不要です。

ディスプレイなどでいつでもデータを確認できるようにする

電子取引のデータを保存する場合、可視性の確保といって、いつでもデータを出力し、チェックできるようディスプレイやプリンターなどを用意しておくことを求められます。なぜなら、何らかのかたちでデータを出力する機器がないと、税務調査で帳簿書類を確認できないからです。

 

なお、出力機器の台数や性能は、特に定められていません。日常的な業務で使用しているディスプレイやプリンターがあり、税務調査の際スムーズにEDIのデータを出力できるなら、出力機器の追加購入は不要です。

データを訂正・削除した場合履歴が残るシステムを使う

電子データは、アナログのデータに比べて改ざんしやすいというデメリットを抱えています。いつ・誰が手を加えたのか分からない状態では、保存されているデータが正しいものなのか証明できないため、電子データを保存する場合は、改ざんの困難なシステムや運用が必要です。

 

そこで、電子データを保存する際は、以下4点のいずれかを満たす必要があります。

 

1．タイムスタンプが付与されたデータを受け取る

2．データの受け取り後、最大2ヶ月と7営業日以内にタイムスタンプを付与する

3．データの訂正・削除・追加を行った場合に履歴が残るシステムを使う

4．安易なデータの訂正や削除を防ぐ事務処理規定を定め、社内で運用する

 

多くのEDIシステムは、データの訂正・削除を行った際に履歴が残るため、EDIシステム経由で受け取ったデータは電子保存が可能です。

ただし、EDIシステム上にあるデータをダウンロードし、別の場所や形式で保存する場合、タイムスタンプを付与するか事務処理規定に則った方法で管理する必要があります。

データの検索機能がある

電子データを保存していても、後日内容を確認できなければ、電子帳簿保存法の保存要件は満たせません。EDI取引でデータを残す場合、以下のような検索機能を持ったシステムを選ぶ必要があります。

 

・取引を行った日付・取引金額・取引先の名称で検索できる

・日付と取引金額に関しては、範囲を指定して検索できる

・1項目ではなく2つ以上の項目を組み合わせて検索できる

 

組み合わせでの検索については、「日付と取引額を同時に指定して検索する」方法でも、「日付で検索を行った後、さらに取引額を指定して検索結果を絞り込む」という方法でも構いません。

3EDIの取引データ保存時の注意点

EDIシステムを導入し、適切な方法で取引データを保存するためには、社内環境を整備し電子データの扱い方について周知する必要があります。

電子データの取り扱いルールを作成し社員に共有する

電子帳簿保存法の電子データ保存要件を守れていない場合、企業は下記のような罰則の対象になるため、注意が必要です。

 

・青色申告の承認取り消し

・会社法に規定された100万円以下の罰金

 

単にシステムを導入し、データを残しておけば保存要件を満たせるわけではありません。

 

EDIシステムの導入時は、電子データの扱い方や保存方法をマニュアル化し、全社員に周知しましょう。

データの保存先を一箇所にまとめる

使用するEDIシステムからダウンロードしたデータは、保存場所を決めて一元管理することをおすすめします。データの保存場所が分散していると、検索に時間がかかったり、最新版と更新前のファイルの切り分けが難しくなったりするからです。EDIシステムを利用してやり取りする企業と、EDIシステムを導入していない企業が混在している場合も、データの保存場所をまとめておけば管理しやすくなります。

状況に応じて保存すべきデータが変わる

EDIシステムで暗号化されたデータを送受信する場合、送信側が暗号化を行う前のデータと、受信側が復号化したデータ、双方の保存が必要です。

また、EDIシステムは、送信したデータを修正した場合、「送った書類」「修正内容」「修正後の書類」を記録しますが、この場合は修正後の書類のみの保存で構いません。

 

ただし、事前にマスター情報（単価など）を相手方と共有しており、「あの商品を○個発注したい」といった見積書を出す場合は、見積書にもマスター情報を記載した状態で保存する必要があります。

4まとめ

電子帳簿保存法の改正によって、EDIシステムを導入する企業は、法律の要件を守ったデータ保存を求められるようになっています。

データの保存方法や扱い方に問題があると、青色申告の承認取り消しや会社法違反の罰金もあり得るため、注意が必要です。

EDIシステムを導入するだけでは法律を遵守できないため、EDI取引を行う場合は、電子データの取り扱いに関する社内ルールを作って徹底的に周知し、適切な方法で取引データを保存しましょう。

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